Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja:
Opisujemy tu, jakie dane przetwarzamy, gdy odwiedzasz docupass.pl, wysyłasz formularz „Umów prezentację” albo logujesz się do panelu konsultanta Docupass, po co to robimy i jakie masz prawa.
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych opisanych w punktach 2–4 jest RunProven AI Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Leszczyńskiego 4/25, 50-078 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001244275, NIP 8971972885, REGON 544874284. Docupass to nasza marka.
W sprawach danych osobowych napisz do nas na adres hello@docupass.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
Danymi w panelu konsultanta zarządza organizacja, która z niego korzysta. Wyjaśniamy to w punkcie 5.
2. Formularz „Umów prezentację”
Jakie dane zbieramy: imię i nazwisko, nazwę firmy, służbowy adres e-mail i numer telefonu, a jeśli je podasz, także liczbę nowych klientów miesięcznie i treść wiadomości. W wiadomości nie wpisuj danych swoich klientów.
Po co: żeby odpowiedzieć na Twoją prośbę, umówić prezentację i porozmawiać o współpracy. Dane z formularza wykorzystujemy tylko do kontaktu w tej sprawie. Nie zapisujemy Cię na newsletter i nie wysyłamy reklam.
Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiedź na prośbę, którą do nas kierujesz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, nazwy firmy, adresu e-mail i numeru telefonu nie wyślesz formularza.
Jak to działa: po wysłaniu formularza nasz serwer wysyła jedną wiadomość e-mail na naszą skrzynkę hello@docupass.pl i wpisuje Twój adres jako adres do odpowiedzi. Zgłoszenia nie zapisujemy w bazie danych i nie wysyłamy Ci automatycznej odpowiedzi.
Jak długo: zgłoszenie i dalszą korespondencję trzymamy w skrzynce, dopóki rozmawiamy o prezentacji i współpracy, a najdłużej 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Potem je usuwamy.
Wiadomość wysyłamy przez Brevo. Brevo przechowuje dziennik wysyłek, w tym kopię wiadomości, przez okres określony w zasadach Brevo.
Żeby formularz nie służył do zasypywania nas wiadomościami, liczymy zgłoszenia wysłane z jednego adresu IP. Licznik powiązany z adresem IP przechowujemy w usłudze Upstash i usuwa się sam po około godzinie.
Formularz chroni niewidoczne sprawdzenie Cloudflare Turnstile, które działa w tle, bez widżetu i logo. Sprawdza, czy formularz wysyła człowiek, a nie bot. Do Cloudflare trafiają wtedy sygnały techniczne: adres IP, odcisk połączenia TLS, informacja o przeglądarce (user agent), nasz publiczny klucz strony i adres strony. Służą tylko do wykrywania botów, nie do profilowania. Niewidoczne sprawdzenie Turnstile nie używa plików cookie. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ochronie formularza (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Szczegóły: dodatek Cloudflare o prywatności Turnstile.
3. Gdy odwiedzasz stronę
Stronę udostępniamy z infrastruktury Amazon Web Services: z regionu Frankfurt, przez sieć CloudFront, która dostarcza ją z serwera najbliższego Twojej lokalizacji. Żeby strona działała i była bezpieczna, nasze systemy przetwarzają techniczne dane każdego zapytania: adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej strony i informację o przeglądarce. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w działaniu i bezpieczeństwie strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Zapora sieciowa AWS WAF zachowuje próbkę zapytań, razem z adresem IP, przez 3 godziny.
Dzienniki aplikacji przechowujemy 30 dni. Przy zdarzeniach bezpieczeństwa zapisujemy w nich skrót adresu IP, zmieniany codziennie, a nie sam adres.
Jeśli przeglądarka zablokuje coś na stronie ze względów bezpieczeństwa, może automatycznie wysłać nam raport bezpieczeństwa. Liczbę takich raportów z jednego adresu IP ograniczamy licznikiem w usłudze Upstash, który usuwa się sam po około minucie.
Błędy techniczne strony zgłaszamy do usługi Sentry (serwery w Niemczech), żeby szybko je naprawiać. Zgłoszenie zawiera opis błędu, adres strony i informacje o przeglądarce. Przed wysłaniem usuwamy z niego treść formularzy, nagłówki zapytania, pliki cookie i dane użytkownika. Na docupass.pl nie nagrywamy sesji. Sentry przechowuje zgłoszenia przez okres określony w ustawieniach usługi Sentry.
5. Panel konsultanta
Biura i agencje, które korzystają z Docupass, mają panel konsultanta pod własnym adresem w domenie docupass.pl, na przykład nazwa-firmy.docupass.pl. Jeśli logujesz się do panelu jako pracownik takiej organizacji, administratorem Twoich danych w panelu (adresu e-mail, roli w organizacji, danych logowania i sesji) jest ta organizacja. My przetwarzamy je w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. W sprawach tych danych zwróć się najpierw do swojej organizacji.
Danymi klientów, których biuro lub agencja obsługuje przez Docupass na WhatsAppie, również zarządza ta organizacja. Ta polityka ich nie obejmuje. O przetwarzaniu tych danych informuje klienta organizacja, a na początku rozmowy także bot.
6. Komu przekazujemy dane
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:
| Dostawca | Do czego | Gdzie |
|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hosting strony i formularza, sieć CloudFront, zapora AWS WAF | UE (Frankfurt); serwery brzegowe CloudFront na całym świecie |
| Brevo | Wysyłka wiadomości z formularza na naszą skrzynkę i dziennik wysyłek | UE |
| Google (Google Workspace) | Skrzynka hello@docupass.pl, w której trzymamy zgłoszenie i dalszą korespondencję | UE i poza UE, na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Cloudflare | Sprawdzenie Turnstile przy formularzu, DNS domeny docupass.pl | USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) |
| Upstash | Liczniki ograniczające liczbę zgłoszeń z formularza i raportów bezpieczeństwa przeglądarki, przypisane do adresu IP | UE |
| Sentry | Zgłoszenia błędów technicznych strony | UE (Niemcy) |
Poza Europejski Obszar Gospodarczy dane mogą trafić w trzech przypadkach: do Cloudflare w USA, do Google, które może przetwarzać zawartość skrzynki hello@docupass.pl poza EOG, oraz do serwera brzegowego CloudFront poza EOG, jeśli łączysz się z nami spoza EOG. Podstawą są standardowe klauzule umowne, które są częścią naszych umów powierzenia z Cloudflare, Google i Amazon Web Services (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Sentry przetwarza dane w UE (Niemcy).
7. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych, które są nieprawidłowe,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO). Jeśli sprzeciwisz się przetwarzaniu danych z formularza, usuniemy zgłoszenie i nie będziemy się z Tobą kontaktować.
Żeby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres hello@docupass.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca.
Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy Cię.
8. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę i datę u góry strony.