Od kodu QR do decyzji.
Docupass obsługuje Twojego klienta przez całą sprawę. Krok po kroku pokazujemy, co klient widzi na WhatsAppie, w swoim języku, i co w tym czasie dzieje się w Twoim panelu.
Dodajesz klienta. On skanuje kod.
W panelu wpisujesz imię, nazwisko i język rozmowy. Docupass zakłada sprawę i przygotowuje zaproszenie: kod QR do pokazania w biurze i link do wysłania SMS-em. Link otwiera WhatsAppa z gotową wiadomością, którą klient musi tylko wysłać.
- Zaproszenie jest jednorazowe i ważne 14 dni. W każdej chwili możesz wygenerować nowe.
- Bot rozmawia tylko z osobami, które użyły zaproszenia.
- Zmianę numeru telefonu klienta musi potwierdzić konsultant w panelu.
Uczciwie od pierwszego zdania.
Bot wita klienta w jego języku i od razu mówi, że jest sztuczną inteligencją, a konsultant widzi rozmowę. Potem prosi o zgodę na przetwarzanie danych. Klient musi ją wyrazić sam, przyciskiem. Nic nie jest zaznaczone z góry.
- Bot już w pierwszej wiadomości mówi klientowi, w jego języku, że jest AI.
- Klient odpowiada przyciskiem „zgadzam się” albo „nie zgadzam się”, w swoim języku. Bez zgody nie zapisujemy treści wiadomości.
- Wycofać zgodę może, pisząc STOP.
Pyta, daje do sprawdzenia i wpisuje do sprawy dopiero po „tak”.
Bot rozmawia jak dobry konsultant: pyta o to, czego brakuje, wyłapuje dane z odpowiedzi i na koniec daje je klientowi do sprawdzenia. Do sprawy trafia tylko to, co klient potwierdził, razem z informacją, z której wiadomości pochodzi.
- Jeśli klient nie chce czegoś podać, pole trafia do konsultanta jako „do uzupełnienia”.
- Pomyłkę klient poprawia w rozmowie, zanim dane trafią do sprawy.
- Dziś bot zbiera dane osobowe do wniosku i obywatelstwo. Resztę formularza uzupełnia konsultant.
Фамилия: PETRENKO
Имя: IRYNA
Дата рождения: 03.11.1990
Odpowiada z danych sprawy i FAQ. Resztę przekazuje człowiekowi.
Bot odpowiada na podstawie stanu sprawy klienta, instrukcji opłat urzędu wojewódzkiego i FAQ, które przygotowuje Twoje biuro, także po złożeniu wniosku. Numer konta w odpowiedzi sprawdzamy automatycznie, a jeśli się nie zgadza, bot go nie poda. Pytania spoza tego zakresu przekazuje konsultantowi i mówi o tym klientowi w jego języku.
Klient zawsze może poprosić o człowieka.
Gdy klient prosi o człowieka albo pyta o coś spoza danych sprawy, opłat i FAQ, rozmowa przechodzi do konsultanta. Ty piszesz po polsku, a klient dostaje odpowiedź w swoim języku. Bot milczy, dopóki go nie przywrócisz.
- Powiadomienie e-mail zawiera tylko link do karty w panelu, bez danych klienta.
- Zanim Twoja odpowiedź trafi do klienta, Docupass tłumaczy ją na jego język.
- Całą rozmowę możesz przełączyć na polski. Tego tłumaczenia nigdzie nie zapisujemy.
- Jeśli klient nie pisał od ponad 24 godzin, WhatsApp nie pozwala od razu wysłać zwykłej wiadomości. Klient dostaje wtedy krótkie powiadomienie o nowej wiadomości, panel pokazuje „Czeka na klienta”, a Twoja odpowiedź wychodzi, gdy klient się odezwie.
Wszystkie sprawy na jednej liście.
Na liście widzisz status każdej sprawy, postęp zbierania danych i przypisanego konsultanta. Sprawy, w których klient czeka na człowieka, są wyróżnione. W karcie klienta masz rozmowę, dane ze źródłem i arkusz MOS z przyciskami „Kopiuj”. Kiedy klient złoży wniosek, oznaczasz sprawę jako złożoną, a bot na pytanie o sprawę mówi mu, że teraz czeka na decyzję urzędu. A gdy konsultant jest na urlopie, zastępca widzi całą historię i zebrane dane.
| Klient | Status | Postęp | Konsultant |
|---|---|---|---|
Andrii Bondar ukraiński | Czeka na konsultanta | 10/12 | Nieprzypisany |
Valentina Ospina hiszpański | Zbieranie danych | 9/12 | Anna Wiśniewska |
Iryna Petrenko rosyjski | Zbieranie danych | 4/12 | Piotr Zając |
Juan Gómez hiszpański | Połączony | 0/12 | Anna Wiśniewska |
Mark Santos angielski | Dane zebrane | 12/12 | Piotr Zając |
Rosa Quispe Mamani hiszpański | Zaproszony | 0/12 | Anna Wiśniewska |
Co tydzień sprawdzasz, jak bot rozmawia.
Panel losuje do 50 odpowiedzi, które bot wysłał klientom w poprzednim tygodniu. Każdą widzisz dokładnie tak, jak trafiła do klienta, razem z danymi, z których bot skorzystał. Oceniasz ją jako „poprawna”, „drobny błąd” albo „poważny błąd”.
Co Docupass robi, a czego nie robi.
Robi
- Rozmawia z klientem po hiszpańsku, ukraińsku, rosyjsku albo angielsku.
- Zbiera dane potrzebne do wniosku i wpisuje je do sprawy, gdy klient je potwierdzi.
- Odpowiada na pytania o etap sprawy i opłaty oraz na te z FAQ Twojego biura, także po złożeniu wniosku.
- Raz przypomina o brakujących danych, między 9:00 a 20:00.
- Tłumaczy odpowiedzi konsultanta i pokazuje rozmowę po polsku.
Nie robi
- Nie składa wniosku w MOS. Robi to sam klient, a Twoje biuro pomaga mu go przygotować.
- Nie przyjmuje zdjęć ani skanów dokumentów. Dokumentami zajmuje się Twoje biuro.
- Nie doradza w sprawach ochrony międzynarodowej (azylu).
- Nie podaje numeru konta, którego nie ma w instrukcji opłat urzędu.
- Nie rozmawia z nikim spoza listy zaproszonych.
Bezpieczeństwo, w skrócie.
Więcej o bezpieczeństwie i RODODane w UE
Aplikacja i baza danych działają w AWS we Frankfurcie, a modele AI w Google Vertex i AWS Bedrock w regionie UE.
Szyfrowanie
Treść rozmów i dane sprawy szyfrujemy kluczami KMS. Numerów telefonów nie przechowujemy jawnym tekstem i nie zapisujemy ich w logach.
Bez danych w logach
W logach nie ma treści wiadomości ani numerów telefonów.
Dziennik dostępu
Każde otwarcie danych klienta, przez Twój zespół albo przez nasze wsparcie, trafia do dziennika. Wpisów nie da się zmienić ani usunąć.
Eksport i usunięcie
Tylko właściciel konta może wyeksportować albo usunąć dane klienta, prosto z panelu.
Umowa powierzenia
Administratorem danych klientów jest Twoje biuro. Docupass przetwarza je w Twoim imieniu. Umowę podpisujemy przed startem.
Zobacz to na żywo, na sprawach Twojego biura.
Pokażemy całą obsługę klienta, od zaproszenia aż do decyzji, i odpowiemy na Twoje pytania.
Umów prezentację